Polityka Prywatności - RODO

Zarząd W-MZJ w odniesieniu do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), przyjął uchwałę o wprowadzeniu Polityki Prywatności W-MZJ oraz informacji mailowej.

 

Polityka Prywatności Warszawsko-Mazowieckiego Związku Jeździeckiego

Warszawsko-Mazowiecki Związek Jeździecki (W-MZJ) zgodnie z obowiązującym prawem oraz w trosce o poszanowanie prywatności i ochronę danych osobowych, w tym wizerunku, informuje wszystkich swoich członków, partnerów, kluby, zawodników oraz ich rodziców i opiekunów prawnych, szkoleniowców, sędziów, organizatorów zawodów o przyjętej Polityce Prywatności W-MZJ.

Celem przyjętej Polityki Prywatności W-MZJ jest przekazanie wszystkim osobom, których dane są przetwarzane przez W-MZJ, pełnej informacji na temat sposobu pozyskiwania, celów przetwarzania oraz usuwania ich danych osobowych przez W-MZJ wraz przysługującymi im prawami związanymi z ochroną ich danych.

Administrator danych osobowych i podstawa prawna przetwarzania

1. Administratorem danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. (”RODO”) jest Warszawsko-Mazowiecki Związek Jeździecki ul. Żołny 56a, 02-815 Warszawa (zwany dalej „W-MZJ” lub „Administratorem”).
2. W-MZJ przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie dobrowolnego, konkretnego, świadomego i jednoznacznego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez W-MZJ danych osobowych, dotyczących osoby składającej oświadczenie lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w celu realizacji uzasadnionych interesów W-MZJ lub odbiorców danych, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.

W jakim celu i jak długo W-MZJ będzie przetwarzał dane osobowe

3. Przekazanie danych osobowych przez zawodnika, trenera, szkoleniowca, opiekuna, właściciela konia, organizatora zawodów, klub, partnerów lub inne osoby oraz zgoda na ich przetwarzanie są dobrowolne, jednakże stanowią warunek niezbędny do przeprowadzania procedur rejestracyjno  – licencyjnych zgodnych z przepisami PZJ i W-MZJ oraz uczestnictwa w zawodach, szkoleniach i spotkaniach realizowanych przez Administratora.
4. Dane osobowe zbierane przez W-MZJ będą przetwarzane w celach związanych z wykonywaniem przez W-MZJ jego zadań statutowych tj.  popularyzacja i upowszechnianie sportu jeździeckiego, podnoszenie poziomu sportu jeździeckiego, współdziałanie w upowszechnianiu umiejętności jeździeckich, reprezentowanie sportu jeździeckiego w kraju i za granicą.
5. Dodatkowo W-MZJ może przetwarzać te dane w celu:

a)      umożliwienia kontaktu telefonicznego, SMS, MMS, mailowego w celu poinformowania Pani/Pana o statusie załatwianej sprawy.

b)      przyznawania licencji, ich rejestracji i ich cofania;

c)      prowadzenia rejestrów zawodników, szkoleniowców, sędziów, koni i klubów;

d)     statystycznych w celu prowadzenia analiz, zestawień, rankingów i ich publikacji;

e)      wystawiania faktur;

f)       ewidencji deklaracji i składek członkowskich i innych opłat;

g)      zgłaszania zawodników w zawodach lub imprezach sportowych;

h)      prowadzenia listy danych kontaktowych klubów i zawodników oraz ich rodziców/opiekunów prawnych w tym kadry W-MZJ;

i)        prowadzenia protokołów z przeprowadzanych zawodów, szkoleń i egzaminów;

j)        ochrony praw i interesów członków W-MZJ;

k)      prowadzenia postępowań dyscyplinarnych;

l)        realizacji i rozliczeń programów tj. zadań dofinansowanych ze środków publicznych lub dotacji;

m)    zgłoszenia zawodników, szkoleniowców, sędziów lub klubów do nagrody lub stypendium;

n)      publikacji wyników zawodów sportowych na stronie internetowej W-MZJ oraz w mediach społecznościowych;

o)      promocji W-MZJ oraz imprez sportowych organizowanych na terenie W-MZJ na stronie internetowej i w mediach społecznościowych;

 

6.      W-MZJ przechowuje i przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do
realizacji celu do jakiego zostały zebrane oraz okres wynikający z
obowiązku archiwizacji dokumentów ustalony zgodnie z odrębnymi
przepisami.

7. Osoby, których dane są przetwarzane przez W-MZJ mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu,  prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem.
8. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie wyżej wymienionych danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej lub e-mailowej na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
9. Wyżej wymienione dane osobowe będą przetwarzane do momentu złożenia wniosku o ich usunięcie. Usunięcie danych nastąpi w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, realizowanego do czasu wycofania zgody.
10. Konsekwencją niepodania niezbędnych danych lub cofnięcia zgody na ich przetwarzanie będzie w szczególności niemożność uzyskiwania licencji, uczestniczenia w zawodach sportowych w jakiejkolwiek roli np. zawodnika, luzaka, szkoleniowca, sędziego, opiekuna, osoby oficjalnej itp., korzystania z programów dofinansowywanych ze środków publicznych w ramach zadań realizowanych przez W-MZJ.
11. W-MZJ dokłada wszelkich starań, aby Państwa dane osobowe były odpowiednio zabezpieczone i chronione.

Informacja o danych osobowych, które pozyskuje i przetwarza W-MZJ:

12. W ramach prowadzonych działań statutowych, licencyjnych, szkoleniowych i organizacyjnych W-MZJ może przetwarzać następujące dane osobowe:

a)      Imię i nazwisko zawodnika, trenera, szkoleniowca, właściciela konia, przedstawiciela organizatora lub klubu, członka, partnera oraz innych osób

b)      data urodzenia

c)      numer PESEL

d)     dane adresowe

e)      dane kontaktowe ww. osób i rodziców lub opiekunów prawnych zawodników

f)       imię i inne dane konia

13. W-MZJ może zbierać i przetwarzać dodatkowe dane:

a)      dane wymagane do zgłoszenia zawodnika do zawodów, szkoleń, treningów, kadry: imię, nazwisko, rocznik, uzyskane licencje;

b)      zdjęcia i filmy z treningów i zawodów;

c)      wyniki zawodów oraz rankingi;

d)     dane wymagane do uzyskania licencji zawodniczej;

e)      dane dotyczące opłacania składek;

f)       korespondencja tradycyjna oraz elektroniczna;

g)      szczególną kategorię danych osobowych w postaci informacji o braku przeciwwskazań do uprawiania sportu;

14. W związku z prowadzeniem strony W-MZJ www.wmzj.waw.pl  i korzystaniem z niej przez użytkowników, W-MZJ może gromadzić dane zawarte w logach systemowych lub plikach cookies.
15. Zgodę na przetwarzanie danych zawodników niepełnoletnich wyrażają ich przedstawiciele prawni (rodzice, opiekunowie).

Podmioty, którym W-MZJ przekazuje dane osobowe

16. Odbiorcami wyżej wymienionych danych osobowych mogą być:
    
    

a)      podmioty upoważnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

b)      członkowie W-MZJ i podmioty współpracujące z W-MZJ w ramach działalności statutowej;

c)      w celu realizacji zawartych umów podmioty świadczące usługi: doręczania korespondencji, świadczenia usług archiwizacyjnych, obsługi hostingowej, obsługi IT, obsługi księgowej i płatniczej, obsługi marketingowej i PR;

17. Dane osobowe związane z rejestracją i wydawaniem licencji zawodników i koni są udostępnianie publicznie w niezbędnym zakresie na stronie internetowej www.pzj.pl w celu przeprowadzenia procedury rejestracji i wydania licencji oraz usprawnienia procedury organizacji zawodów jeździeckich.
18. Dodatkowo W-MZJ gromadzi, przetwarza i przekazuje dane między innymi do:

a)      Urzędu Miasta Warszawa;

b)      Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego;

c)      Polskiego Związku Jeździeckiego;

d)     Ministerstwa Sportu i Turystyki;

e)      Klubów oraz podmiotów organizujących zawody i szkolenia;

f)       a także dane wprowadzane są do systemów teleinformatycznych odpowiednich urzędów lub instytucji na potrzeby realizacji i rozliczenia programów  tj. zadań dofinansowanych ze środków publicznych;

19. W-MZJ nie powierza przetwarzania danych poza obszarem UE.

 

Prawa osób, których dane osobowe są przetwarzane przez W-MZJ

20. Osobom, których dane są przetwarzane przez W-MZJ przysługują następujące prawa:

a)      prawo do informacji dotyczących przetwarzania swoich danych;

b)      prawo do dostępu do swoich danych;

c)      prawo do sprostowania danych;

d)     prawo do usunięcia danych (,,bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych prawem;

e)      prawo do ograniczenia przetwarzania;

f)       prawo do przenoszenia danych;

g)      prawo do sprzeciwu;

h)      prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu;

21. W-MZJ nie przetwarza danych w celu podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany w tym formie profilowania.
22. Osoby, których dane osobowe są przetwarzane przez W-MZJ, gdy uznają, iż przetwarzanie tych danych narusza przepisy RODO, mają prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
23. W celu skorzystania z przysługujących im praw, osoby, których dane dotyczą mogą skontaktować się z Administratorem danych: Warszawsko-Mazowiecki Związek Jeździecki ul. Żołny 56a 02-815 Warszawa  E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. 
24. W-MZJ zapewnia, że dane osobowe przetwarzane są przezeń w sposób spełniający kryteria RODO, w szczególności w sposób uniemożliwiający dostęp osób niepowołanych do danych nieudostępnianych publicznie przez W-MZJ.

 

Postanowienia dodatkowe

25. Niniejsza Polityka Prywatności W-MZJ może ulegać zmianom np. w związku ze zmianą celów przetwarzania, nowymi kategoriami danych przetwarzania lub zmianami w przepisach o ochronie danych osobowych. O wszystkich zmianach związanych z przetwarzaniem danych osobowych W-MZJ będzie niezwłocznie informował poprzez stronę www.wmzj.waw.pl. 
26. Na stronie   www.wmzj.waw.pl  mogą pojawiać się linki do innych stron internetowych działających niezależnie od W-MZJ i nie będące w żaden sposób nadzorowane przez W-MZJ. Zalecamy zapoznanie się z politykami prywatności tych stron.

 

Warszawa, 10 września 2018r.